Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы

Вот оно, время по максимуму использовать наработки технологичных компаний и тех, у кого большой опыт организации работы на аутсорсе. Жизнь за пределами офиса есть, внутри карантина – тоже. Работа может и должна быть такой же эффективной и даже лучше. 

В этой статье расскажу про инструменты и сервисы для организации удаленной работы: как провести совещание с сотрудниками и клиентами, как планировать работу отдела, как контролировать работу стратегических департаментов и фрилансеров, как ставить задачи и следить за их выполнением для почасовой оплаты, как координировать большие команды. В материале описаны как популярные сервисы, так и те, о которых вы точно не слышали ранее. Автор работал с большей частью этих инструментов и систем, а с которыми не работал – провел экспресс тест-драйв.

Инструменты для планирования рабочего времени

Google календарь – не просто напоминалка, это полноценный планировщик дел и организатор совместной работы:

  • доступ к календарю можно предоставить любому пользователю; 
  • создать несколько календарей, чтобы разделить проекты и показывать занятость только определенной команде, а не всем сотрудникам;
  • активация нескольких часовых поясов для работы с сотрудниками из других стран;
  • поисковая функция для быстрого доступа к любому событию календаря, связанного с определенным участником или проектом;
  • прикрепление файлов к событиям внутри календаря;
  • отправка писем и сообщений участникам события прямо из календаря, например, об отмене или переносе события;
  • кроме напоминаний в телефоне, можно настроить отправку уведомлений на почту.
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 1
Интерфейс Google Календаря – десктоп-версия

Calendly – дополнение к любому календарю, информацией можно делиться с другими пользователями, чтобы они видели, какие даты в вашем расписании свободны и планировали события.

  • дайте ссылку на ваш профиль в Calendly коллеге или клиенту;
  • система предложит на выбор свободное время;
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 2
Интерфейс Calendly. Синхронизировано с почтовым сервисом Gmail, в приложении показано, какие даты и часы свободны для выбора времени встречи, звонка и другого события. Нажмите на изображение, чтобы развернуть на весь экран
  • нет необходимости долго согласовывать время события – человек выбирает удобное для себя время, не занятое у вас;
  • не нужно делиться уже существующими событиями – коллеги или клиенты будут видеть только свободное время, а ваше расписание останется конфиденциальным. 

Таск-менеджеры для удаленной команды

Простые решения с минимальными функциями

Известная многим и многими же любимая Trello. Почему любимая, потому что простая и не требует обучения. Если организация совместной работы через таск-менеджер для вашей команды первый опыт, скорее всего столкнетесь с сопротивлением со стороны сотрудников, так что начинайте с Trello, там все интуитивно и просто:

  • выделяйте разные доски под разные проекты;
  • разбейте проект по этапам;
  • создавайте задачи и перетаскивайте по этапам по мере решения;
  • добавляйте неограниченное количество участников, оставляйте комментарии под задачами и ставьте дедлайны.
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 3
Интерфейс Trello, версия-десктоп

Wunderlist, он же To Do – ещё один  простой планировщик формата «задача в виде Заметки + комментарий + дедлайн», сейчас входит в группу продуктов Майкрософт:

  • составляйте списки дел, а списки группируйте по папкам;
  • делитесь списками с участниками проекта;
  • выставляйте дедлайни и настраивайте оповещения;
  • отправляйте задачи сотрудникам в виде письма прямо из системы. 

Any.do – больше планировщик личного времени, но и для работы с небольшими проектами, разбитыми на тысячи мелких дел, отлично подойдет:

  • ставьте задачи и добавляйте коллег, расставляйте приоритеты по заданиям;
  • используйте голосовую запись, чтобы быстро создать задание – система преобразует запись в текст;
  • добавляйте файлы и комментарии к задачам. 
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 4
Интерфейс приложения To Do, все настолько просто, что ничему специально обучаться не нужно

Более сложные сервисы для удаленной работы с расширенным перечнем функций

AdSaver LMS – срм-система для работы с входящими звонками и обращениями:

  • хранит базу контактов по всем входящим обращениям (прямые звонки, заказ через форму обратной связи, e-mail);
  • работа с контактами – создание задач и сделок по каждому контакту;
  • построение индивидуальной воронки продаж в зависимости от специфики бизнеса;
  • отчет и статистика по причинам закрытия задач и сделок – кастомная настройка причин закрытия задач и лидов;
  • планировщик задач и встреч в календаре;
  • история изменений по задачам, сделкам и контактам с указанием, кто внес правки;
  • повышенная безопасность хранения данных за счет доступа не только конкретному пользователю, но и по определенному IP-адресу;
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 5

Zoho – онлайн-сервис для полной организации офисной работы, включает в себя такие модули:

  • текстовый процессор для совместной работы над документами в реальном времени, с возможностью импорта текстов из других программ, работу с фото и видео-материалами в текстах;  
  • модуль управления проектами внутри компании – создавайте задачи с дедлайнами и следите за этапами выполнения, есть функция построения диаграммы Ганта и отчетов;
  • управление работы с покупателями и ведение сделок;
  • почтовый сервис;
  • планировщик встреч;
  • организация видеоконференций.

Pipedrive – crm-система для работы с клиентами:

  • планирование задач и звонков;
  • индивидуально настраиваемые функции;
  • командная работа над задачами;
  • интеграция с почтовиками и сервисами для учета рабочего времени.
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 6
Пример создания задачи по выбранному контакту в срм-системе Pipdrive. Нажмите на изображение, чтобы открыть на весь экран

Things 3 – индивидуальный планировщик задач (для macOSiOS), только платная версия:

  • не нужно настраивать рабочее пространство под себя дополнительно, разработчики постарались сделать его максимально комфортным;
  • вызов окна для создания задачи или заметки с помощью горячих клавиш на любой странице приложения;
  • также с помощью комбинации клавиш можно выбрать дату выполнения;
  • задачи, не подвязанные под определенный проект, группируются в одну папку, потом как-нибудь разберете;
  • каждую задачу можно разбить на более мелкие этапы и закрывать по пунктам;
  • документы и файлы в задачах хранятся ссылками на оригиналы.

В целом приложение заточено под быстрый доступ к компонентам и создание заданий и заметок, не отвлекаясь на поиск необходимой кнопки.

Битрикс24 – crm-система для работы с клиентами, ведения сделок и организации процессов внутри компании:

  • построение иерархии отделов и департаментов;
  • создание проектов для разных команд с закрытыми доступами;
  • внутренний чат;
  • комментирование задач и прикрепление файлов;
  • трекер времени на выполнение задачи;
  • контроль выполнения задачи постановщиков задачи;
  • автоматическая отправка писем для клиентов и формирование счетов;
  • построение диаграммы Ганта и воронки продаж;
  • интеграция с телефонией и другими дополнительными сервисами.

BASECAMP – система для управления проектами, интерфейс на английском языке:

  • в зависимости от специфики бизнеса (информация вносится на этапе регистрации), система дефолтно предлагает какую-то структуру для внутренних проектов компании;
  • ведение нескольких проектов одновременно;
  • обсуждения, комментарии, задачи и обмен информацией в рамках одного проекта с доступом для определенных сотрудников, чат-комнаты;
  • доски для визуализации задач по проекту; 
  • построение этапов работы над проектом в виде графика – диаграмма Ганта;
  • учет рабочего времени над задачами.
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 7
Интерфейс программы Bacecamp

Учет рабочего времени для почасовой оплаты

TIME Planner – планировщик задач с учетом времени для Android, как работает:

  • выбираете тип задачи – устанавливаете дедлайн;
  • закрываете задачи с указанием реального времени завершения;
  • анализируете закрытые задачи по типам – на какие уходит больше времени, а какие выполняются в срок или раньше. 

YouTrack – управление процессами по методологии Agile, трекер затраченного времени на выполнения задач: 

  • этапы движения проекта по мере выполнения фиксируются на доске;
  • просматривайте вносимые изменения другими участниками команды в реальном времени;
  • создавайте очередь из новых задач и назначайте ответственного за выполнение;
  • добавляйте файлы и комментарии к задачам;
  • используйте функцию построения хронологических отчетов для мониторинга загруженности участников команды; 
  • выделяйте на выполнение каждой задачи определенное время и сверяйте по итогу, сколько часов по факту затрачено на выполнение отдельным сотрудником или целой командой;
  • присваивайте задачам приоритет, чтобы эффективно строить работу.

Toggl – сервис для учета времени работы над проектами в реальном времени, одноименное расширение также устанавливается в Chrome, интегрируется с YouTrack:

  • проект создается под компанию или клиента;
  • фиксирует время работы в режиме онлайн;
  • сохраняет историю затраченного времени;
  • по итогу выполнения затраченное время по разным задачам можно пометить тегами и классифицировать.
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 8
Интерфейс программы Toggl. Все необходимые компоненты для работы с проектом – в меню слева, трекер времени – на главном экране

Kickidler – страшная вещь, система для учета рабочего времени сотрудников и их контроля: 

  • показывает экраны сотрудников в реальном времени;
  • фиксирует действия, записывает видео;
  • создает подробные отчеты о работе сотрудников, в отчетах фиксирует нарушения и отклонения от графика.

Чего вы не знали о рабочих функциях Gmail

Gmail Time Tracker – бонус менеджерам, которые уделяют много времени деловой переписке с клиентами и коллегами. Установите расширение в Chrome и автоматически фиксируйте время, когда открываете для прочтения письмо или начинаете писать новое.  

Контроль выполнения задач на качество, а не на количество

Коллтрекинг AdSaver – фиксирует информацию о входящих звонках:

  • запись входящих телефонных звонков;
  • после интеграции с телефонией доступна запись в том числе и исходящих звонков;
  • нет возможности скрыть или удалить неудачные звонки;
  • доступна функция сохранения аудиозаписей на компьютер. 

Организация онлайн-встреч и конференций

Zoom – проведение онлайн-встреч и конференций, отличная альтернатива Skype: 

  • для проведения онлайн-встреч создаются разные комнаты, отправьте пользователям приглашение на встречу в определенную комнату, после окончания события доступ к комнате можно закрыть;
  • одновременный доступ до 10 тысяч пользователей;
  • групповые чаты для обмена медиа-файлами любого формата;
  • демонстрация рабочего экрана;
  • запись экрана и возможность поделиться записью с другими пользователями;
  • стабильная работа как со стационарного экрана, так и с мобильного телефона.
Инструменты и сервисы для эффективной удаленной работы от AdSaver фото 9
Интерфейс программы Zoom

Google Hangout – сервис для групповых чатов и видео-митингов, для корпоративной работы, не подходит для проведения массовых конференций:

  • одновременное обсуждение как в формате видео, так и с помощью текстовых сообщений;
  • одновременное общение до 100 человек.

Обмен информацией между участниками команды

ProofHub – система для администрирования проектов, заточенная под обсуждения, обмен информацией и материалами для работы с проектом:

  • приглашение в чат не только участника команды, а также клиентов, поставщиков и других партнеров;
  • совместное редактирование материалов;
  • построение диаграммы Ганта для управления проектом;
  • уведомления о задачах в системе и на почту;
  • все стандартные функции для постановки, выполнения и контроля над задачами проекта.

Slack – еще один популярный и любимый многими компаниями сервис для корпоративной коммуникации, в чем сила:

  • групповые беседы и обмен файлами;
  • создание тематических чатов для разных групп пользователей;
  • синхронизация на разных устройствах – начинайте диалог на рабочем месте со стационарного компьютера, а продолжайте из мобильного приложения, стоя в пробке.
Summary
Інструменти та сервіси для ефективної віддаленої роботи
Article Name
Інструменти та сервіси для ефективної віддаленої роботи
Author
Publisher Name
AdSaver
Publisher Logo
Поделиться:

Часто задаваемые вопросы по теме:

Что такое отслеживание входящих звонков?

Отслеживание входящих звонков – это трекинг рекламного источника, по которому поступил звонок, а также определение страниц на сайте, которые просмотрел пользователь перед тем, как позвонить. Отследить источники входящих звонков можно с помощью коллтрекинга.

Что такое таск-менеджер?

Таск-менеджер (task manager) – это система для контроля работы сотрудников через постановку и мониторинг выполнения задач по проектам и отдельным клиентам.

Что такое онлайн-конференция?

Онлайн-конференция – это образовательное или корпоративное мероприятие, проведенное с помощью сервиса связи.

Воронка продаж – как построить и анализировать в crm-системе Как сегментировать целевую аудиторию с помощью коллтрекинга
Не знаешь, как объяснить боссу, зачем нужен коллтрекинг?
Скачай презу!
Презентация отправлена на указанный e-mail. Возникнут вопросы – звоните! Контакты в письме