Інструменти та сервіси для ефективної віддаленої роботи

Наразі час по максимуму використовувати напрацювання технологічних компаній і тих, у кого великий досвід організації роботи на аутсорсі. Життя за межами офісу є, всередині карантину – теж. Робота може і повинна бути такою ж ефективною і навіть краще.

У цій статті розповім про інструменти та сервіси для організації віддаленої роботи: як віддалено провести нараду з працівниками та клієнтами, як планувати роботу відділу, як контролювати роботу стратегічних департаментів і фрілансерів, як ставити завдання і стежити за їх виконанням для погодинної оплати, як координувати великі команди . У матеріалі описані як популярні сервіси, так і ті, про які ви точно не чули раніше. Автор працював з більшою частиною цих інструментів і систем, а з якими не працював – провів експрес тест-драйв, і ось результат.

Інструменти для планування робочого часу

Google календар – не просто нагадування, це повноцінний планувальник справ і організатор спільної роботи:

  • доступ до календаря можна надати будь-якому користувачеві;
  • створити кілька календарів, щоб розділити проекти і показувати зайнятість тільки певній команді, а не всім співробітникам;
  • активація декількох часових поясів для роботи з колегами з інших країн;
  • пошукова функція для швидкого доступу до будь-якої події календаря, пов’язаної з певним учасником або проєктом;
  • прикріплення файлів до подій всередині календаря;
  • відправка листів і повідомлень учасникам події прямо з календаря, наприклад, про скасування або перенесення події;
  • крім нагадувань в телефоні, можна налаштувати відправку повідомлень на пошту.
Інтерфейс Google Календаря – десктоп-версія

Calendly – доповнення до будь-якого календаря, інформацією можна ділитися з іншими користувачами, щоб вони бачили, які дати у вашому розкладі вільні і планували події:

  • дайте посилання на ваш профіль в Calendly колезі або клієнтові;
  • система запропонує на вибір вільний час;
Інтерфейс Calendly. Синхронізовано з поштовим сервісом Gmail, в додатку показано, які дати та години вільні для вибору часу зустрічі, дзвінка та іншого події. Натисніть на зображення, щоб розгорнути на весь екран
  • немає необхідності довго погоджувати час події – людина вибирає зручне для себе час, не зайняте у вас;
  • не потрібно ділитися вже існуючими подіями – колеги або клієнти будуть бачити тільки вільний час, а ваш розклад залишиться конфіденційним.

Таск-менеджери для віддаленої команди

Прості рішення з мінімальними функціями

Відома багатьом і багатьма ж улюблена Trello. Чому улюблена, тому що проста і не вимагає навчання. Якщо організація спільної роботи через таск-менеджер для вашої команди перший досвід, швидше за все зіткнетеся з опором з боку співробітників, так що починайте з Trello, там все інтуїтивно і просто:

  • виділяйте різні дошки під різні проекти;
  • розбийте проект по етапах;
  • створюйте завдання і перетягуйте по етапах у міру рішення;
  • додавайте необмежену кількість учасників, залишайте коментарі під завданнями і ставте дедлайни.
Інтерфейс Trello, версія-десктоп

Wunderlist, він же To Do – ще один простий планувальник формату «завдання у вигляді Нотатки + коментар + дедлайн», зараз входить до групи продуктів Майкрософт:

  • складайте списки справ, а списки гуртуйте по папках;
  • діліться списками з учасниками проєкту;
  • виставляйте дедлайни і налаштовуйте оповіщення;
  • відправляйте завдання співробітникам у вигляді листа прямо з системи.

Any.do – більше планувальник особистого часу, але й для роботи з невеликими проектами, розбитими на тисячі дрібних справ, відмінно підійде:

  • ставте завдання і додавайте колег, розставляйте пріоритети за завданнями;
  • використовуйте голос, щоб швидко створити завдання – система перетворює запис в текст;
  • додавайте файли і коментарі до завдань.
Інтерфейс програми To Do, все настільки просто, що і додати нема чого

Більш складні сервіси для віддаленої роботи з розширеним переліком функцій

AdSaver LMS – СРМ-система для роботи з вхідними дзвінками та зверненнями:

  • зберігає базу контактів по всім вхідним зверненнями (прямі дзвінки, замовлення через форму зворотного зв’язку, e-mail);
  • робота з контактами – створення завдань і угод по кожному контакту;
  • побудова індивідуальної воронки продажів в залежності від специфіки бізнесу;
  • звіт і статистика з причин закриття завдань і угод – кастомне налаштування причин закриття завдань і лидов;
  • планувальник завдань і зустрічей у календарі;
  • історія змін за завданнями, угодами та контактам із зазначенням, хто вніс правки;
  • підвищена безпека зберігання даних за рахунок доступу не тільки конкретного користувача, але і за певною IP-адресою;

Zoho – онлайн-сервіс для повної організації офісної роботи, включає в себе такі модулі:

  • текстовий процесор для спільної роботи над документами в реальному часі, з можливістю імпорту текстів з інших програм, роботу з фото і відео-матеріалами в текстах;
  • модуль управління проектами всередині компанії – створюйте завдання з дедлайнами і стежте за етапами виконання, є функція побудови діаграми Ганта і звітів;
  • управління роботи з покупцями і ведення операцій;
  • поштовий сервіс;
  • планувальник зустрічей;
  • організація відеоконференцій.

Pipedrive – crm-система для роботи з клієнтами:

  • планування завдань і дзвінків;
  • індивідуально настроюються функції;
  • командна робота над завданнями;
  • інтеграція з поштовиками і сервісами для обліку робочого часу.
Приклад створення завдання по вибраному контакту в СРМ-системі Pipdrive. Натисніть на зображення, щоб відкрити на весь екран

Things 3 – індивідуальний планувальник завдань (для macOS iOS), тільки платна версія:

  • у застосунку не потрібно налаштовувати робочий простір під себе додатково, розробники постаралися зробити його максимально комфортним;
  • виклик вікна для створення завдання або замітки за допомогою гарячих клавіш на будь-якій сторінці додатка;
  • також за допомогою комбінації клавіш можна вибрати дату виконання;
  • завдання, що не підв’язані під певний проект, групуються в одну папку, потім як-небудь розберете;
  • кожну задачу можна розбити на більш дрібні етапи і закривати по пунктах;
  • документи і файли в задачах зберігаються посиланнями на оригінали.

В цілому програма заточене під швидкий доступ до компонентів і створення завдань і заміток, не відволікаючись на пошук необхідної кнопки.

Бітрікс24 – crm-система для роботи з клієнтами, ведення угод і організації процесів усередині компанії:

  • побудова ієрархії відділів і департаментів;
  • створення проектів для різних команд з закритими доступами;
  • внутрішній чат;
  • коментування завдань і прикріплення файлів;
  • трекер часу на виконання завдання;
  • контроль виконання завдання постановників завдання;
  • автоматична відправка листів для клієнтів і формування рахунків;
  • побудова діаграми Ганта і воронки продажів;
  • інтеграція з телефонією та іншими додатковими сервісами.

BASECAMP – система для управління проєктами, інтерфейс англійською мовою:

  • в залежності від специфіки бізнесу (інформація вноситься на етапі реєстрації), система дефолтно пропонує якусь структуру для внутрішніх проєктів компанії;
  • ведення декількох проєктів одночасно;
  • обговорення, коментарі, завдання та обмін інформацією в рамках одного проекту з доступом для певних співробітників, чат-кімнати;
  • дошки для візуалізації завдань за проєктом;
  • побудова етапів роботи над проектом у вигляді графіка – діаграма Ганта;
  • облік робочого часу над завданнями.
Інтерфейс програми Basecamp

Облік робочого часу для погодинної оплати

TIME Planner – планувальник завдань з урахуванням часу для Android, як працює:

  • обираєте тип завдання – встановлюєте дедлайн;
  • закриваєте завдання із зазначенням реального часу завершення;
  • аналізуєте закриті завдання за типами – на які йде більше часу, а які виконуються в строк або раніше.

YouTrack – управління процесами за методологією Agile, трекер витраченого часу на виконання завдань:

  • етапи руху проєкту в міру виконання фіксуються на дошці;
  • перегляд внесених змін іншими учасниками команди в реальному часі;
  • створення черги з нових завдань і призначення відповідального за виконання;
  • додавання файлів і коментарів до завдань;
  • функція побудови хронологічних звітів для моніторингу завантаженості учасників команди;
  • виділяйте на виконання кожного завдання певний час і звіряйте за підсумком, скільки годин за фактом витрачено на виконання окремим співробітником або цілою командою;
  • присвоюйте завданням пріоритет, щоб ефективно будувати роботу.

Toggl – сервіс для обліку часу роботи над проектами в реальному часі, воно ж є розширення, що встановлюється в Chrome, інтегрується з YouTrack:

  • проєкт створюється під компанію або клієнта;
  • фіксує час роботи в режимі онлайн;
  • зберігає історію витраченого часу;
  • за підсумком виконання витрачений час за різними завданням можна помітити тегами і класифікувати.
Інтерфейс програми Toggl. Всі необхідні компоненти для роботи з проєктом – в меню зліва, трекер часу – на головному екрані

Kickidler – страшна річ, система для обліку робочого часу співробітників і їхнього контролю:

  • показує екрани співробітників в реальному часі;
  • фіксує дії, записує відео;
  • створює докладні звіти про роботу співробітників, в звітах фіксує порушення і відхилення від графіка.

Чого ви не знали про робочих функціях Gmail

Gmail Time Tracker – бонус менеджерам, які приділяють багато часу діловому листуванню з клієнтами та колегами. Встановіть розширення в Chrome і автоматично фіксуйте час, коли відкриваєте для прочитання листа або починаєте писати новий.

Контроль виконання завдань на якість, а не на кількість

Колтрекінг AdSaver – фіксує інформацію про вхідні дзвінки:

  • запис вхідних телефонних дзвінків;
  • після інтеграції з телефонією доступний запис в тому числі і вихідних дзвінків;
  • немає можливості приховати або видалити невдалі дзвінки;
  • доступна функція збереження аудіозаписів на комп’ютер.

Організація онлайн-зустрічей і конференцій

Zoom – проведення онлайн-зустрічей і конференцій, відмінна альтернатива Skype:

  • для проведення онлайн-зустрічей створюються різні кімнати, відправте користувачам запрошення на зустріч в певну кімнату, після закінчення події доступ до кімнати можна закрити;
  • одночасний доступ до 10 тисяч користувачів;
  • групові чати для обміну медіа-файлами будь-якого формату;
  • демонстрація робочого екрану;
  • запис екрану і можливість поділитися записом з іншими користувачами;
  • стабільна робота як зі стаціонарного екрану, так і з мобільного телефону.
Інтерфейс програми Zoom

Google Hangout – сервіс для групових чатів і відео-мітингів, для корпоративної роботи, не підходить для проведення масових конференцій:

  • одночасне обговорення як в форматі відео, так і за допомогою текстових повідомлень;
  • одночасне спілкування до 100 осіб.

Обмін інформацією між учасниками команди

ProofHub – система для адміністрування проєктів, заточена під обговорення, обмін інформацією та матеріалами для роботи з проєктом:

  • запрошення в чат не тільки учасника команди, а також клієнтів, постачальників та інших партнерів;
  • спільне редагування матеріалів;
  • побудова діаграми Ганта для управління проєктом;
  • повідомлення про завдання в системі і на пошту;
  • всі стандартні функції для постановки, виконання та контролю над завданнями проєкту.

Slack – ще один популярний і улюблений багатьма компаніями сервіс для корпоративної комунікації, в чому сила:

  • групові бесіди та обмін файлами;
  • створення тематичних чатів для різних груп користувачів;
  • синхронізація на різних пристроях – починайте діалог на робочому місці зі стаціонарного комп’ютера, а продовжуйте з мобільного додатка, стоячи в заторі.
Summary
Інструменти та сервіси для ефективної віддаленої роботи
Article Name
Інструменти та сервіси для ефективної віддаленої роботи
Author
Publisher Name
AdSaver
Publisher Logo
Поділитися:

Поширені запитання по темі:

Що таке відстеження вхідних дзвінків?

Відстеження вхідних дзвінків – це трекінг рекламного джерела, за яким надійшов дзвінок, а також визначення сторінок на сайті, які переглянув користувач перед тим, як зателефонувати. Відстежити джерела вхідних дзвінків можна за допомогою колтрекінгу.

Що таке таск-менеджер?

Таск-менеджер (task manager) – це система для контролю роботи співробітників через постановку і моніторинг виконання завдань за проєктами і окремими клієнтами.

Що таке онлайн-конференція?

Онлайн-конференція – це освітній або корпоративний захід, проведений за допомогою сервісу зв’язку в інтернеті.

Воронка продажів – як побудувати і аналізувати в crm-системи Як сегментувати цільову аудиторію за допомогою колтрекінгу
Не розумієш, як пояснити босу, навіщо потрібен колтрекінг?
Скачай презу!
Презентація відправлена на вказаний e-mail. З'являться запитання – телефонуйте! Контакти в листі