Наразі час по максимуму використовувати напрацювання технологічних компаній і тих, у кого великий досвід організації роботи на аутсорсі. Життя за межами офісу є, всередині карантину – теж. Робота може і повинна бути такою ж ефективною і навіть краще.
У цій статті розповім про інструменти та сервіси для організації віддаленої роботи: як віддалено провести нараду з працівниками та клієнтами, як планувати роботу відділу, як контролювати роботу стратегічних департаментів і фрілансерів, як ставити завдання і стежити за їх виконанням для погодинної оплати, як координувати великі команди . У матеріалі описані як популярні сервіси, так і ті, про які ви точно не чули раніше. Автор працював з більшою частиною цих інструментів і систем, а з якими не працював – провів експрес тест-драйв, і ось результат.
Інструменти для планування робочого часу
Google календар – не просто нагадування, це повноцінний планувальник справ і організатор спільної роботи:
- доступ до календаря можна надати будь-якому користувачеві;
- створити кілька календарів, щоб розділити проекти і показувати зайнятість тільки певній команді, а не всім співробітникам;
- активація декількох часових поясів для роботи з колегами з інших країн;
- пошукова функція для швидкого доступу до будь-якої події календаря, пов’язаної з певним учасником або проєктом;
- прикріплення файлів до подій всередині календаря;
- відправка листів і повідомлень учасникам події прямо з календаря, наприклад, про скасування або перенесення події;
- крім нагадувань в телефоні, можна налаштувати відправку повідомлень на пошту.
Calendly – доповнення до будь-якого календаря, інформацією можна ділитися з іншими користувачами, щоб вони бачили, які дати у вашому розкладі вільні і планували події:
- дайте посилання на ваш профіль в Calendly колезі або клієнтові;
- система запропонує на вибір вільний час;
- немає необхідності довго погоджувати час події – людина вибирає зручне для себе час, не зайняте у вас;
- не потрібно ділитися вже існуючими подіями – колеги або клієнти будуть бачити тільки вільний час, а ваш розклад залишиться конфіденційним.
Таск-менеджери для віддаленої команди
Прості рішення з мінімальними функціями
Відома багатьом і багатьма ж улюблена Trello. Чому улюблена, тому що проста і не вимагає навчання. Якщо організація спільної роботи через таск-менеджер для вашої команди перший досвід, швидше за все зіткнетеся з опором з боку співробітників, так що починайте з Trello, там все інтуїтивно і просто:
- виділяйте різні дошки під різні проекти;
- розбийте проект по етапах;
- створюйте завдання і перетягуйте по етапах у міру рішення;
- додавайте необмежену кількість учасників, залишайте коментарі під завданнями і ставте дедлайни.
Wunderlist, він же To Do – ще один простий планувальник формату «завдання у вигляді Нотатки + коментар + дедлайн», зараз входить до групи продуктів Майкрософт:
- складайте списки справ, а списки гуртуйте по папках;
- діліться списками з учасниками проєкту;
- виставляйте дедлайни і налаштовуйте оповіщення;
- відправляйте завдання співробітникам у вигляді листа прямо з системи.
Any.do – більше планувальник особистого часу, але й для роботи з невеликими проектами, розбитими на тисячі дрібних справ, відмінно підійде:
- ставте завдання і додавайте колег, розставляйте пріоритети за завданнями;
- використовуйте голос, щоб швидко створити завдання – система перетворює запис в текст;
- додавайте файли і коментарі до завдань.
Більш складні сервіси для віддаленої роботи з розширеним переліком функцій
AdSaver LMS – СРМ-система для роботи з вхідними дзвінками та зверненнями:
- зберігає базу контактів по всім вхідним зверненнями (прямі дзвінки, замовлення через форму зворотного зв’язку, e-mail);
- робота з контактами – створення завдань і угод по кожному контакту;
- побудова індивідуальної воронки продажів в залежності від специфіки бізнесу;
- звіт і статистика з причин закриття завдань і угод – кастомне налаштування причин закриття завдань і лидов;
- планувальник завдань і зустрічей у календарі;
- історія змін за завданнями, угодами та контактам із зазначенням, хто вніс правки;
- підвищена безпека зберігання даних за рахунок доступу не тільки конкретного користувача, але і за певною IP-адресою;
Zoho – онлайн-сервіс для повної організації офісної роботи, включає в себе такі модулі:
- текстовий процесор для спільної роботи над документами в реальному часі, з можливістю імпорту текстів з інших програм, роботу з фото і відео-матеріалами в текстах;
- модуль управління проектами всередині компанії – створюйте завдання з дедлайнами і стежте за етапами виконання, є функція побудови діаграми Ганта і звітів;
- управління роботи з покупцями і ведення операцій;
- поштовий сервіс;
- планувальник зустрічей;
- організація відеоконференцій.
Pipedrive – crm-система для роботи з клієнтами:
- планування завдань і дзвінків;
- індивідуально настроюються функції;
- командна робота над завданнями;
- інтеграція з поштовиками і сервісами для обліку робочого часу.
Things 3 – індивідуальний планувальник завдань (для macOS iOS), тільки платна версія:
- у застосунку не потрібно налаштовувати робочий простір під себе додатково, розробники постаралися зробити його максимально комфортним;
- виклик вікна для створення завдання або замітки за допомогою гарячих клавіш на будь-якій сторінці додатка;
- також за допомогою комбінації клавіш можна вибрати дату виконання;
- завдання, що не підв’язані під певний проект, групуються в одну папку, потім як-небудь розберете;
- кожну задачу можна розбити на більш дрібні етапи і закривати по пунктах;
- документи і файли в задачах зберігаються посиланнями на оригінали.
В цілому програма заточене під швидкий доступ до компонентів і створення завдань і заміток, не відволікаючись на пошук необхідної кнопки.
Бітрікс24 – crm-система для роботи з клієнтами, ведення угод і організації процесів усередині компанії:
- побудова ієрархії відділів і департаментів;
- створення проектів для різних команд з закритими доступами;
- внутрішній чат;
- коментування завдань і прикріплення файлів;
- трекер часу на виконання завдання;
- контроль виконання завдання постановників завдання;
- автоматична відправка листів для клієнтів і формування рахунків;
- побудова діаграми Ганта і воронки продажів;
- інтеграція з телефонією та іншими додатковими сервісами.
BASECAMP – система для управління проєктами, інтерфейс англійською мовою:
- в залежності від специфіки бізнесу (інформація вноситься на етапі реєстрації), система дефолтно пропонує якусь структуру для внутрішніх проєктів компанії;
- ведення декількох проєктів одночасно;
- обговорення, коментарі, завдання та обмін інформацією в рамках одного проекту з доступом для певних співробітників, чат-кімнати;
- дошки для візуалізації завдань за проєктом;
- побудова етапів роботи над проектом у вигляді графіка – діаграма Ганта;
- облік робочого часу над завданнями.
Облік робочого часу для погодинної оплати
TIME Planner – планувальник завдань з урахуванням часу для Android, як працює:
- обираєте тип завдання – встановлюєте дедлайн;
- закриваєте завдання із зазначенням реального часу завершення;
- аналізуєте закриті завдання за типами – на які йде більше часу, а які виконуються в строк або раніше.
YouTrack – управління процесами за методологією Agile, трекер витраченого часу на виконання завдань:
- етапи руху проєкту в міру виконання фіксуються на дошці;
- перегляд внесених змін іншими учасниками команди в реальному часі;
- створення черги з нових завдань і призначення відповідального за виконання;
- додавання файлів і коментарів до завдань;
- функція побудови хронологічних звітів для моніторингу завантаженості учасників команди;
- виділяйте на виконання кожного завдання певний час і звіряйте за підсумком, скільки годин за фактом витрачено на виконання окремим співробітником або цілою командою;
- присвоюйте завданням пріоритет, щоб ефективно будувати роботу.
Toggl – сервіс для обліку часу роботи над проектами в реальному часі, воно ж є розширення, що встановлюється в Chrome, інтегрується з YouTrack:
- проєкт створюється під компанію або клієнта;
- фіксує час роботи в режимі онлайн;
- зберігає історію витраченого часу;
- за підсумком виконання витрачений час за різними завданням можна помітити тегами і класифікувати.
Kickidler – страшна річ, система для обліку робочого часу співробітників і їхнього контролю:
- показує екрани співробітників в реальному часі;
- фіксує дії, записує відео;
- створює докладні звіти про роботу співробітників, в звітах фіксує порушення і відхилення від графіка.
Чого ви не знали про робочих функціях Gmail
Gmail Time Tracker – бонус менеджерам, які приділяють багато часу діловому листуванню з клієнтами та колегами. Встановіть розширення в Chrome і автоматично фіксуйте час, коли відкриваєте для прочитання листа або починаєте писати новий.
Контроль виконання завдань на якість, а не на кількість
Колтрекінг AdSaver – фіксує інформацію про вхідні дзвінки:
- запис вхідних телефонних дзвінків;
- після інтеграції з телефонією доступний запис в тому числі і вихідних дзвінків;
- немає можливості приховати або видалити невдалі дзвінки;
- доступна функція збереження аудіозаписів на комп’ютер.
Організація онлайн-зустрічей і конференцій
Zoom – проведення онлайн-зустрічей і конференцій, відмінна альтернатива Skype:
- для проведення онлайн-зустрічей створюються різні кімнати, відправте користувачам запрошення на зустріч в певну кімнату, після закінчення події доступ до кімнати можна закрити;
- одночасний доступ до 10 тисяч користувачів;
- групові чати для обміну медіа-файлами будь-якого формату;
- демонстрація робочого екрану;
- запис екрану і можливість поділитися записом з іншими користувачами;
- стабільна робота як зі стаціонарного екрану, так і з мобільного телефону.
Google Hangout – сервіс для групових чатів і відео-мітингів, для корпоративної роботи, не підходить для проведення масових конференцій:
- одночасне обговорення як в форматі відео, так і за допомогою текстових повідомлень;
- одночасне спілкування до 100 осіб.
Обмін інформацією між учасниками команди
ProofHub – система для адміністрування проєктів, заточена під обговорення, обмін інформацією та матеріалами для роботи з проєктом:
- запрошення в чат не тільки учасника команди, а також клієнтів, постачальників та інших партнерів;
- спільне редагування матеріалів;
- побудова діаграми Ганта для управління проєктом;
- повідомлення про завдання в системі і на пошту;
- всі стандартні функції для постановки, виконання та контролю над завданнями проєкту.
Slack – ще один популярний і улюблений багатьма компаніями сервіс для корпоративної комунікації, в чому сила:
- групові бесіди та обмін файлами;
- створення тематичних чатів для різних груп користувачів;
- синхронізація на різних пристроях – починайте діалог на робочому місці зі стаціонарного комп’ютера, а продовжуйте з мобільного додатка, стоячи в заторі.

