Інструменти та сервіси для ефективної віддаленої роботи

Наразі час по максимуму використовувати напрацювання технологічних компаній і тих, у кого великий досвід організації роботи на аутсорсі. Життя за межами офісу є, всередині карантину – теж. Робота може і повинна бути такою ж ефективною і навіть краще.

У цій статті розповім про інструменти та сервіси для організації віддаленої роботи: як віддалено провести нараду з працівниками та клієнтами, як планувати роботу відділу, як контролювати роботу стратегічних департаментів і фрілансерів, як ставити завдання і стежити за їх виконанням для погодинної оплати, як координувати великі команди . У матеріалі описані як популярні сервіси, так і ті, про які ви точно не чули раніше. Автор працював з більшою частиною цих інструментів і систем, а з якими не працював – провів експрес тест-драйв, і ось результат.

Інструменти для планування робочого часу

Google календар – не просто нагадування, це повноцінний планувальник справ і організатор спільної роботи:

• доступ до календаря можна надати будь-якому користувачеві;
• створити кілька календарів, щоб розділити проекти і показувати зайнятість тільки певній команді, а не всім співробітникам;
• активація декількох часових поясів для роботи з колегами з інших країн;
• пошукова функція для швидкого доступу до будь-якої події календаря, пов’язаної з певним учасником або проєктом;
• прикріплення файлів до подій всередині календаря;
• відправка листів і повідомлень учасникам події прямо з календаря, наприклад, про скасування або перенесення події;
• крім нагадувань в телефоні, можна налаштувати відправку повідомлень на пошту.

Calendly – доповнення до будь-якого календаря, інформацією можна ділитися з іншими користувачами, щоб вони бачили, які дати у вашому розкладі вільні і планували події:

• дайте посилання на ваш профіль в Calendly колезі або клієнтові;
• система запропонує на вибір вільний час;

• немає необхідності довго погоджувати час події – людина вибирає зручне для себе час, не зайняте у вас;
• не потрібно ділитися вже існуючими подіями – колеги або клієнти будуть бачити тільки вільний час, а ваш розклад залишиться конфіденційним.

Таск-менеджери для віддаленої команди

Прості рішення з мінімальними функціями

Відома багатьом і багатьма ж улюблена Trello. Чому улюблена, тому що проста і не вимагає навчання. Якщо організація спільної роботи через таск-менеджер для вашої команди перший досвід, швидше за все зіткнетеся з опором з боку співробітників, так що починайте з Trello, там все інтуїтивно і просто:

• виділяйте різні дошки під різні проекти;
• розбийте проект по етапах;
• створюйте завдання і перетягуйте по етапах у міру рішення;
• додавайте необмежену кількість учасників, залишайте коментарі під завданнями і ставте дедлайни.

Wunderlist, він же To Do – ще один простий планувальник формату «завдання у вигляді Нотатки + коментар + дедлайн», зараз входить до групи продуктів Майкрософт:

• складайте списки справ, а списки гуртуйте по папках;
• діліться списками з учасниками проєкту;
• виставляйте дедлайни і налаштовуйте оповіщення;
• відправляйте завдання співробітникам у вигляді листа прямо з системи.

Any.do – більше планувальник особистого часу, але й для роботи з невеликими проектами, розбитими на тисячі дрібних справ, відмінно підійде:

• ставте завдання і додавайте колег, розставляйте пріоритети за завданнями;
• використовуйте голос, щоб швидко створити завдання – система перетворює запис в текст;
• додавайте файли і коментарі до завдань.

Більш складні сервіси для віддаленої роботи з розширеним переліком функцій

AdSaver LMS – СРМ-система для роботи з вхідними дзвінками та зверненнями:

• зберігає базу контактів по всім вхідним зверненнями (прямі дзвінки, замовлення через форму зворотного зв’язку, e-mail);
• робота з контактами – створення завдань і угод по кожному контакту;
• побудова індивідуальної воронки продажів в залежності від специфіки бізнесу;
• звіт і статистика з причин закриття завдань і угод – кастомне налаштування причин закриття завдань і лидов;
• планувальник завдань і зустрічей у календарі;
• історія змін за завданнями, угодами та контактам із зазначенням, хто вніс правки;
• підвищена безпека зберігання даних за рахунок доступу не тільки конкретного користувача, але і за певною IP-адресою;

Zoho – онлайн-сервіс для повної організації офісної роботи, включає в себе такі модулі:

• текстовий процесор для спільної роботи над документами в реальному часі, з можливістю імпорту текстів з інших програм, роботу з фото і відео-матеріалами в текстах;
• модуль управління проектами всередині компанії – створюйте завдання з дедлайнами і стежте за етапами виконання, є функція побудови діаграми Ганта і звітів;
• управління роботи з покупцями і ведення операцій;
• поштовий сервіс;
• планувальник зустрічей;
• організація відеоконференцій.

Pipedrive – crm-система для роботи з клієнтами:

• планування завдань і дзвінків;
• індивідуально настроюються функції;
• командна робота над завданнями;
• інтеграція з поштовиками і сервісами для обліку робочого часу.

Things 3 – індивідуальний планувальник завдань (для macOS iOS), тільки платна версія:

• у застосунку не потрібно налаштовувати робочий простір під себе додатково, розробники постаралися зробити його максимально комфортним;
• виклик вікна для створення завдання або замітки за допомогою гарячих клавіш на будь-якій сторінці додатка;
• також за допомогою комбінації клавіш можна вибрати дату виконання;
• завдання, що не підв’язані під певний проект, групуються в одну папку, потім як-небудь розберете;
• кожну задачу можна розбити на більш дрібні етапи і закривати по пунктах;
• документи і файли в задачах зберігаються посиланнями на оригінали.

В цілому програма заточене під швидкий доступ до компонентів і створення завдань і заміток, не відволікаючись на пошук необхідної кнопки.

Бітрікс24 – crm-система для роботи з клієнтами, ведення угод і організації процесів усередині компанії:

• побудова ієрархії відділів і департаментів;
• створення проектів для різних команд з закритими доступами;
• внутрішній чат;
• коментування завдань і прикріплення файлів;
• трекер часу на виконання завдання;
• контроль виконання завдання постановників завдання;
• автоматична відправка листів для клієнтів і формування рахунків;
• побудова діаграми Ганта і воронки продажів;
• інтеграція з телефонією та іншими додатковими сервісами.

BASECAMP – система для управління проєктами, інтерфейс англійською мовою:

• в залежності від специфіки бізнесу (інформація вноситься на етапі реєстрації), система дефолтно пропонує якусь структуру для внутрішніх проєктів компанії;
• ведення декількох проєктів одночасно;
• обговорення, коментарі, завдання та обмін інформацією в рамках одного проекту з доступом для певних співробітників, чат-кімнати;
• дошки для візуалізації завдань за проєктом;
• побудова етапів роботи над проектом у вигляді графіка – діаграма Ганта;
• облік робочого часу над завданнями.

Облік робочого часу для погодинної оплати

TIME Planner – планувальник завдань з урахуванням часу для Android, як працює:

• обираєте тип завдання – встановлюєте дедлайн;
• закриваєте завдання із зазначенням реального часу завершення;
• аналізуєте закриті завдання за типами – на які йде більше часу, а які виконуються в строк або раніше.

YouTrack – управління процесами за методологією Agile, трекер витраченого часу на виконання завдань:

• етапи руху проєкту в міру виконання фіксуються на дошці;
• перегляд внесених змін іншими учасниками команди в реальному часі;
• створення черги з нових завдань і призначення відповідального за виконання;
• додавання файлів і коментарів до завдань;
• функція побудови хронологічних звітів для моніторингу завантаженості учасників команди;
• виділяйте на виконання кожного завдання певний час і звіряйте за підсумком, скільки годин за фактом витрачено на виконання окремим співробітником або цілою командою;
• присвоюйте завданням пріоритет, щоб ефективно будувати роботу.

Toggl – сервіс для обліку часу роботи над проектами в реальному часі, воно ж є розширення, що встановлюється в Chrome, інтегрується з YouTrack:

• проєкт створюється під компанію або клієнта;
• фіксує час роботи в режимі онлайн;
• зберігає історію витраченого часу;
• за підсумком виконання витрачений час за різними завданням можна помітити тегами і класифікувати.

Kickidler – страшна річ, система для обліку робочого часу співробітників і їхнього контролю:

• показує екрани співробітників в реальному часі;
• фіксує дії, записує відео;
• створює докладні звіти про роботу співробітників, в звітах фіксує порушення і відхилення від графіка.

Чого ви не знали про робочих функціях Gmail

Gmail Time Tracker – бонус менеджерам, які приділяють багато часу діловому листуванню з клієнтами та колегами. Встановіть розширення в Chrome і автоматично фіксуйте час, коли відкриваєте для прочитання листа або починаєте писати новий.

Контроль виконання завдань на якість, а не на кількість

Колтрекінг AdSaver – фіксує інформацію про вхідні дзвінки:

• запис вхідних телефонних дзвінків;
• після інтеграції з телефонією доступний запис в тому числі і вихідних дзвінків;
• немає можливості приховати або видалити невдалі дзвінки;
• доступна функція збереження аудіозаписів на комп’ютер.

Організація онлайн-зустрічей і конференцій

Zoom – проведення онлайн-зустрічей і конференцій, відмінна альтернатива Skype:

• для проведення онлайн-зустрічей створюються різні кімнати, відправте користувачам запрошення на зустріч в певну кімнату, після закінчення події доступ до кімнати можна закрити;
• одночасний доступ до 10 тисяч користувачів;
• групові чати для обміну медіа-файлами будь-якого формату;
• демонстрація робочого екрану;
• запис екрану і можливість поділитися записом з іншими користувачами;
• стабільна робота як зі стаціонарного екрану, так і з мобільного телефону.

Google Hangout – сервіс для групових чатів і відео-мітингів, для корпоративної роботи, не підходить для проведення масових конференцій:

• одночасне обговорення як в форматі відео, так і за допомогою текстових повідомлень;
• одночасне спілкування до 100 осіб.

Обмін інформацією між учасниками команди

ProofHub – система для адміністрування проєктів, заточена під обговорення, обмін інформацією та матеріалами для роботи з проєктом:

• запрошення в чат не тільки учасника команди, а також клієнтів, постачальників та інших партнерів;
• спільне редагування матеріалів;
• побудова діаграми Ганта для управління проєктом;
• повідомлення про завдання в системі і на пошту;
• всі стандартні функції для постановки, виконання та контролю над завданнями проєкту.

Slack – ще один популярний і улюблений багатьма компаніями сервіс для корпоративної комунікації, в чому сила:

• групові бесіди та обмін файлами;
• створення тематичних чатів для різних груп користувачів;
• синхронізація на різних пристроях – починайте діалог на робочому місці зі стаціонарного комп’ютера, а продовжуйте з мобільного додатка, стоячи в заторі.